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Ein Plädoyer für das gut geführte Terminbuch

Die Suche nach Mitarbeitern wird immer dringender. Der Arbeitsmarkt ist eng, es wird schwieriger, die richtigen Mitarbeiter zu finden. Und diese richtigen Mitarbeiter sollen dann auch einen guten Lohn erhalten.

Es mangelt heute meist nicht an den Kundenzahlen, es mangelt oft gefühlt an Mitarbeitern, um mehr Umsatz in den Salons zu erzielen. Branchenzahlen zeigen, dass in der Branche immer weniger Friseure arbeiten und auch die Zahl der Lehrlinge von Jahr zu Jahr zurück geht. Und trotzdem steigt der Umsatz pro Beschäftigtem laut statistischem Bundesamt nicht in der Höhe, wie dies die Dringlichkeit der Mitarbeitersuche vermuten lässt!

Diese und noch viele Gründe mehr sind gegeben, um das Thema Effizienz im Friseursalon genauer zu betrachten. Was kann ein Mitarbeiter leisten? Wie kann die Auslastung verbessert werden? Was kann der Einzelne tun, um mehr Umsatz zu generieren? Effizienz wird in der Branche immer wichtiger. Und genau hier kommt das Terminbuch in den Fokus!

Beginnen möchte ich in diesem Thema mit einem Beispiel, welches mir selbst widerfahren ist:

Meine Berechnungen zeigten in diesem Unternehmen, dass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, einen Umsatz von rund 24.000,- CHF zu erwirtschaften. Dies gelingt dem Mitarbeiter, wenn er 85 % seiner vorhandenen Arbeitszeit auch effektiv am Kunden verbringt. 15 % Restzeit sind dann für Tätigkeiten wie Kassieren und andere organisatorische Dinge, wie zum Beispiel das Zuspätkommen von Kunden usw.

Vor einigen Jahren im Oktober sprach mich die Unternehmerin darauf an, dass der Dezember – mit Ausnahme der ersten 4 Tage – bereits komplett ausgebucht sei. Ich freute mich für sie und beglückwünschte sie schon im Vorfeld für die 24.000,- CHF je Mitarbeiter Umsatz. Allerdings hatte sie im Vorfeld schon den Umsatz der Mitarbeiter zusammengerechnet und kam auf das ernüchternde Ergebnis, dass nur rund 17.000,- CHF erzielt werden würden.

Und damit waren wir bei der damals gefühlt ewigen Diskussion, dass die von mir berechneten Umsätze von einem Mitarbeiter einfach nicht erwirtschaftet werden können. Dies war der beste Zeitpunkt, sich das Terminbuch dann einfach einmal zur Hand zu nehmen und die Eintragungen genauer unter die Lupe zu nehmen. Nach wenigen Minuten des Durchblätterns und Stöberns in dem Terminbuch war mir alles klar!

  • Kunden werden nur mit Vornamen eingetragen.
  • Neukunden werden nicht als solche markiert.
  • Einwirkzeiten werden ausgekreuzt.
  • Zuarbeiten trägt der Friseur bei sich selbst ein, obwohl der Standard ist, diese beim Assistenten / Auszubildenden einzutragen.
  • Zusatzzeiten werden durch Kreuze markiert.
  • Vorhandene Lücken von ¼-Stunde zwischen zwei Kunden, die sich niemals mehr füllen lassen.
  • Große, hieroglyphenartige Schriftbilder, wodurch nichts lesbar ist.

Aus diesen Gründen wollte ich für einen Tag das Terminbuch neu schreiben. Also forderte ich die Unternehmerin auf, einen Tag, an dem aus Ihrer Sicht wirklich nichts mehr ging, zu finden.

Gut – meine Handschrift ist etwas kleiner und passt in eine Zeile. Ja, ich habe auch die Assistenz zu Hilfe genommen. Und ja, ich habe einige Kunden verschoben – natürlich mit Anruf, ob dies möglich sei. Ich habe die Richtzeiten eingehalten und, und, und…

Ergebnis: Ich habe bei drei Mitarbeitern insgesamt elf Termine zu je einer dreiviertel Stunde an diesem einen Tag frei bekommen. In diesem Salon ist die Richtzeit für Waschen, Schneiden, Föhnen 45 Minuten. Der Preis dafür beträgt 85,- CHF – somit waren an diesem einzigen Tag noch 935,- CHF zusätzlicher Umsatz möglich! Die Antwort der Unternehmerin war, dass sie es verstanden hat. Sie geht das Terminbuch nochmals nach diesen Kriterien durch. Kurze Zeit später kam der Anruf: Entwarnung, es gibt noch genügend freie Termine!

Und dann war meine Überraschung groß! Im Februar des folgenden Jahres kam ich wieder in den Salon. Mich überraschte völlig unaufgefordert der beste Mitarbeiter mit den Worten: „Stefan, ich wollte mich für die Loherhöhung auch bei dir bedanken!“ Der Mitarbeiter hatte im Dezember einen Umsatz von sage und schreibe fast 26.000 CHF gemacht und damit Leistungsprämien erhalten. Seine zweite Aussage: „Damit habe ich mich aber nicht tot gemacht!“ Und dieses Kompliment von einem Mitarbeiter, der vorher mit 14.000 CHF an seine Grenzen gestoßen ist und trotzdem mehr wollte!

Meine Aufforderung ist deshalb:

  • Richtzeiten definieren! Es sollte genau festgelegt werden, wer welche Arbeitsschritte durchführt (Vollkraft oder Assistenz).
  • Tägliche Prüfung der Einhaltung der Vorgaben.

Der Terminkalender – er bestimmt die Attraktivität der Arbeitsplätze! Er bestimmt die Lohnhöhe der Mitarbeiter! Er ist der Dreh- und Angelpunkt im Salon! Und er ist der Booster für eine gute Organisation und damit für den Umsatz und den Gewinn im Unternehmen!

Für den elektrischen Timer, oft auch Onlinetimer genannt, gilt: Ein guter Timer macht alle oben beschriebenen Dinge richtig und eigenständig. Er lässt erst gar nicht die möglichen Mängel zu.

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